Trộn dữ liệu từ excel sang word

Trộn thư (Mail Merge) là cơ chế vô cùng kết quả trong tin học tập văn phòng. Nó cung ứng con người tạo ra thư, thiệp, email, tựa thư con số lớn nhanh chóng bằng cách trộn dữ liệu từ Excel thanh lịch Word. Núm thể, làm nuốm nào để tạo thư trường đoản cú động qua phương pháp này? Tin học tập MOS đã hướng dẫn bạn ngay bên dưới đây.

Bạn đang xem: Trộn dữ liệu từ excel sang word

Chuẩn bị file trước lúc trộn dữ liệu từ Excel sang trọng Word

Để có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn phải có 2 loại tài liệu gồm những: văn bản Word đựng mã từng phần, bảng tính Excel chứa vừa đủ thông tin đề nghị thiết.

Mẫu tệp tin word dạng thư được tạo

Lưu ý rằng các cột vào Excel bắt buộc trùng khớp với các mã phần tùy chỉnh thiết lập trong Word. Nếu như tệp Excel có chứa dữ liệu dạng thời gian, quý hiếm tiền tệ hoặc mã số bưu điện bắt đầu hay chấm dứt bằng số 0, hãy chắc chắn rằng rằng tôi đã chọn đúng định dạng số, ngày, đơn vị chức năng để kị sự bự chảng cho thư được chế tạo cuối cùng.

Bảng tính excel chứa rất đầy đủ thông tin khớp cùng với word

Chọn đúng định hình dữ liệu trước khi trộn

Trộn tài liệu từ Excel sang trọng Word để tạo thành thư tự động

Có tương đối nhiều phương pháp để trộn dữ liệu từ Excel sang Word. Tuy nhiên, sau thời điểm tổng phù hợp lại, giải pháp làm nhanh lẹ và đơn giản nhất được thực hiện như sau:

Bước 1: Mở lá thư, email, bao thơ đã biên soạn sẵn vào Word. Vào thẻ Mailings,  chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, suy bì thư,…

Ví dụ của công ty chúng tôi chọn phong bì – Envelopes…

Bước 2: Cũng vào thẻ Mailings, chọn Select Recipients và chọn Use an Existing List…

Bước 3: 1 hộp thoại bắt đầu hiện ra, chúng ta tìm cùng chọn băng thông đến tệp Excel chứa tin tức đã tạo thành và dấn Open

Bước 4: Tại hộp thoại Select Table click chọn Ok

Bước 5: Mở Edit Recipients List nhằm mở hộp thoại thiết bị 3, thải trừ bớt fan nhận và nhấn Ok, danh sách fan nhận cùng tin tức đã được xác nhận.

Bước 6: Tùy từng một số loại văn bạn dạng trộn không giống nhau sẽ có thêm phần tin tức khác nhau. Bạn cũng có thể tự lựa chọn kiểu add hoặc mẫu chào hỏi làm việc Address Block và Greeting Line. Nếu không, chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt nhỏ trỏ loài chuột tại đúng vị trí của các thông tin.

Xem thêm: Cách Nạp Tiền Điện Thoại Từ Tài Khoản Vietcombank Nhanh Nhất

Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước lúc hoàn thiện. Khi đang hài lòng, lựa chọn Finish và Merge để in hoặc nhờ cất hộ mail chung.

Trường hợp bạn có nhu cầu chỉnh sửa thêm thì chọn Edit Individual Documents để thay đổi từng phần lá thư.

Thực hiện xong xuôi 7 bước này, việc tạo thư tự động hóa bằng cách trộn tài liệu từ Excel sang trọng Word vẫn hoàn thành. Bạn sẽ có được gần như bức thư chuyên nghiệp nhanh chóng mà không tốn những công sức.

Bạn vẫn còn thắc mắc về tính năng này và muốn đọc thêm nhiều kỹ năng tin học văn phòng công sở Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được đáp án kỹ lưỡng.

Thông tin liên hệ 

Trung trung ương tin học văn phòng và công sở MOS – Viện tài chính và dịch vụ thương mại Quốc tế – Đại học tập Ngoại Thương