Chức năng mail merge trong excel

     

Trong bài viết này, bdkhtravinh.vn vẫn hướng dẫn cho chính mình tổng quan tiền về tính năng này cùng hướng dẫn sử dụng Mail Merge theo từng bước. Hãy cùng theo dõi để biết cách sử dụng tính năng cực kỳ hay này trong Excel nhé!

Mail Merge là một công nắm vô thuộc hay giúp đỡ bạn tiết kiệm thời hạn khi gồm một lượng lớn dữ liệu phải đưa từ Excel sang Word.Mail Mergegiúp bạn hối hả tạo ra 1 loạt file trên Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn bao gồm trong trang tính Excel. Cách thức này rất cần thiết cho chúng ta kế toán hay nhân sự cần in tem nhãn, phiếu lương giỏi thư mời hàng loạt.

Bạn đang xem: Chức năng mail merge trong excel


Gợi ý khóa học dành cho bạn


EXG02 - mẹo nhỏ Excel update hàng tuần cho dân văn phòng

G-LEARNING

58614 học tập viên


4.79 (57 đánh giá)
EXG01 - tuyệt đỉnh Excel - biến hóa bậc thầy Excel vào 16 giờ

G-LEARNING

31428 học viên


4.79 (104 đánh giá)
EXG08 - Excel cho Tài chính, Kế toán cùng Phân tích tài chính

G-LEARNING

1385 học viên


5 (5 tiến công giá)
EXG07: Trực quan lại Báo cáo, tài liệu với Biểu đồ, Đồ thị bằng Excel (Excel Data Visualization)

G-LEARNING

1145 học viên


4.9 (10 tiến công giá)
EXG05 - khả năng sử dụng phương pháp và hàm A-Z vào Excel

G-LEARNING

649 học tập viên


4.75 (4 đánh giá)
Xem cục bộ khóa học Excel

Gợi ý khóa học giành riêng cho bạn



EXG02 - thủ pháp Excel update hàng tuần cho dân văn phòng

G-LEARNING - 58614 học tập viên


4.79 (57 tiến công giá)

EXG01 - tuyệt đỉnh Excel - biến chuyển bậc thầy Excel trong 16 giờ

G-LEARNING - 31428 học viên


4.79 (104 đánh giá)

EXG08 - Excel cho Tài chính, Kế toán với Phân tích tài chính

G-LEARNING - 1385 học viên


5 (5 tấn công giá)

EXG07: Trực quan liêu Báo cáo, dữ liệu với Biểu đồ, Đồ thị bởi Excel (Excel Data Visualization)

G-LEARNING - 1145 học viên


4.9 (10 đánh giá)

EXG05 - năng lực sử dụng phương pháp và hàm A-Z trong Excel

G-LEARNING - 649 học viên


4.75 (4 đánh giá)
Xem toàn bộ khóa học tập Excel

Chuẩn bị tài liệu Excel mang đến Mail Merge

Khi các bạn mail merge, tệp Excel sẽ tiến hành kết nối với tài liệu mail merge của Word. Microsoft Word sẽ lấy những thông tin như tên, địa chỉ cửa hàng và các cụ thể khác của fan nhận thẳng từ bảng tính Excel.

Vì vậy, trước khi bắt đầu thực hiện, chúng ta hãy chắc hẳn rằng rằng tệp Excel vẫn có toàn bộ thông tin bạn muốn bao có tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều địa chỉ cửa hàng liên hệ hoặc thông tin khác, bạn cần phải thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước khi trộn thư.

Ngoài ra, bạn phải kiểm tra những thông tin đặc trưng sau:

Các cột trong trang tính Excel bắt buộc khớp với các phần bạn có nhu cầu sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bởi Tên, hãy chắc chắn rằng rằng các bạn đã chế tác hai cột họ cùng tên riêng rẽ biệt. Nếu bạn có nhu cầu sắp xếp tên bạn nhận theo vùng miền hoặc thành phố, xác minh rằng bạn đã có hai cột vùng miền và tp riêng biệt.Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, quý giá tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc hoàn thành bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ. Bạn phải kiểm tra kỹ định dạng ngày theo dd/mm/yyy để khi trộn thư trang bị tự ngày tháng không trở nên nhảy quý phái mm/dd/yy.Nếu chúng ta tạo trang tính Excel bằng phương pháp nhập tin tức từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.

Hướng dẫn Mail Merge từ bỏ Excel thanh lịch Word

Sau lúc bạn ngừng và kiểm soát lại trang tính Excel, bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để trộn thư. Trong lấy một ví dụ này, bọn họ sẽ trộn thư với một list người dấn trong Word 2010, tựa như cho Word 2013.

Nếu chúng ta đã biên soạn thư sẵn một lá thư, bạn có thể mở một tài liệu Word hiện tại có, hoặc tạo thành một tư liệu mới.Chọn các loại trộn thư các bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), e-mail (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tư liệu (Normal Word Document). Trong ví dụ, họ chọn Letters.

*

Chọn tín đồ nhận. Trong thẻ Mailings > Select Recipients > Use Existing List…

*

Kết nối trang tính Excel và bản Word. Bằng việc tùy chỉnh thiết lập kết nối giữa Excel cùng Word, hãy bảo đảm rằng nguồn dữ liệu trộn thư sẽ được tự động cập nhật mỗi lần bạn thay đổi dữ liệu tín đồ nhận trên tệp Excel.

Trong hộp thoại Select Data Source, tìm kiếm trang tính Excel cùng nhấp Open. Nếu Word yêu thương cầu bạn chọn từ bảng, hãy chọn và nhấp OK.

*

Nếu các bạn chỉ muốn thêm một số trong những người dìm từ bảng tính Excel, nhấp nút Edit Recipient các mục trong đội Start Mail Merge.

*

Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ khắc ghi chọn hoặc quăng quật chọn nhằm thêm hoặc đào thải người dấn từ trộn thư.

*

Chú ý:Bạn cũng hoàn toàn có thể sắp xếp, lọc list người nhận cùng xác nhận add email bằng phương pháp nhấp vào tùy lựa chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.

Như vậy, họ đã xong danh sách bạn nhận và sẵn lịch sự điền chúng nó vào thư. Gõ thư mẫu mã vào Word hoặc sao chép/dán từ 1 nguồn khác.

Thêm nơi điền. bạn phải xác xác định trí điền địa chỉ cửa hàng Address Block và loại chào hỏi Greeting Line. Tới phần Write và Insert Fields vào thẻ Mailings.

*

Tùy theo vị trí phải điền, hộp thoại vẫn mở ra tương đối nhiều sự lựa chọn. Chọn tùy chọn bạn muốn, chứng thực kết quả dưới phần cùng nhấn OK. Chúng ta có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để chuyển sang phần coi trước của fan nhận trước/sau.

*

Sau khi trả thành, vị trí yêu cầu điền sẽ xuất hiện thêm trong văn phiên bản của các bạn như trong hình dưới đây:

*

Đối với một vài lá thư, chỉ việc thêm Address Block cùng Greeting Line là đủ. Lúc bức thư được in ấn ra, toàn bộ các bản sao sẽ đồng nhất nhau không tính tên và địa chỉ của bạn nhận.

Trong các trường thích hợp khác, chúng ta có thể đặt dữ liệu của fan nhận vào văn bản thư để cấu hình thiết lập chúng theo cá nhân. Để triển khai việc này, nhấp Insert Merge Field và lựa chọn dữ liệu bạn có nhu cầu chèn từ danh sách tùy chọn.

*

Xem trước lá thư. Chắc chắn rằng dữ liệu người dìm xuất hiện đúng đắn trong lá thư, nhấn nút Preview Results bên trên thẻ Mailing.

*

Bạn rất có thể sử dụng phím mũi thương hiệu trái/phải giúp thấy mỗi lá thư chứa tài liệu người nhận.

*

hoàn chỉnh trộn thư. Khi sẽ hài lòng, dấn nút Finish và Merge trong nhóm Finish để chọn in thư hoặc giữ hộ mail chúng.

*

Nếu bạn muốn chỉnh sửa vài ba thứ trước lúc in hoặc nhờ cất hộ email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một cửa sổ mới sẽ mở ra và chúng ta có thể thay đổi từng phần của lá thư tùy thích.

Sao lưu văn bạn dạng trộn thư. bạn sao lưu giữ tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng cách nhấn nút Save hoặc dìm phím Ctrl +S.

Xem thêm: Chi Tiết Cách Đồng Bộ Tin Nhắn Zalo Không Đồng Bộ Tin Nhắn

Một khi đã sao lưu, tệp sẽ luôn luôn kết nối với danh sách trong Excel. Khi bạn có nhu cầu sử dụng văn bạn dạng trộn thư lần nữa, mở nó ra với nhấn Yes khi Word yêu mong bạn thường xuyên kết nối.

*

Ngoài tùy chọn Mail Merge trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng cung ứng tính năng giống như trong Mail Merge Wizard.

Bạn rất có thể vào thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…

*

Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên yêu cầu bàn hình với hướng dẫn bạn trộn thư theo từng bước.

*

Cách trộn thư với ngày tháng, chi phí tệ và các loại số khác

Khi trộn thư, bạn cần chăm chú giá trị số như ngày tháng, chi phí tệ cùng số. Vào phần này, công ty chúng tôi sẽ phía dẫn các bạn cách định dạng hồ hết giá trị như vậy.

Định dạng Zip Codes và những giá trị khác đựng số 0 vào Excel:

Để không làm mất đi số 0 đứng đầu khi trộn thư, bạn chỉ việc định dạng cột ZIP code thành dạng text trong Excel.

Chọn cột ZIP code, nhấp phải, lựa chọn Format Cells… từ list tùy chọn.

*

Trong thẻ Number, lựa chọn Text với nhấn OK.

*

Trộn thư với ngày tháng và số bởi Dynamic Data Exchange

Nếu trang tính Excel cất ngày tháng, số thập phân, đơn vị chức năng tiền tệ, chúng ta có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để bảo đảm an toàn rằng những giá trị này được format đúng sau khi trộn thư.

Vào File > Options > Advanced.Lăn thanh cuốn xuống phần General, lưu lại chọn Confirm file format conversion on open với nhấn OK.

*

Bắt đầu trộn thư như đang hướng dẫn tại phần trước.

Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn có thể nhận được một vài yêu cầu, chỉ cần nhấn Yes hoặc Ok. điểm biệt lập duy nhất bởi với trộn thư thông thường là lựa chọn nguồn dữ liệu, triển khai theo quá trình sau.

Khi chọn fan nhận, nhấp vào Mailings > Select Recipients > Use an Existing List như thông thường.Dò tìm trên trang tính, dìm đúp chuột lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) cùng nhấn OK.

*

Chú ý. nếu tùy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, ghi lại chọn Select All ở góc dưới bên trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.

*

Bây giờ bạn có thể tiếp tục trộn thư như phương pháp thông thường.

Chú ý. Phòng ngừa những thông tin hiển thị các lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khoản thời gian kết nối với danh sách thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số với tiền tệ khi trộn thư vào Word

Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo rất nhiều cách thức khác cùng với tệp nguồn trộn thư Excel, chúng ta cũng có thể thực hiện nay trực tiếp vào văn phiên bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn chuyển đổi định dạng. Chúng hoàn toàn có thể là Date, Currency, Percent hoặc những vùng khác.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, các bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm trong số những mã hình trong số bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 lộ diện thành $3000, thêm # $,0 với mã sau đang hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập dìm vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 giúp thấy kết quả.

Định dạng số lượng, đơn vị chức năng tiền tệ cùng phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la cùng dấu phẩy chia cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar đựng hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc có nghĩa là số âm với một lốt gạch nối mang lại giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm đựng hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần trăm

Chú ý. Thay vì chưng kí hiệu $, chúng ta cũng có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ không giống € hoặc £.

qqlive| j88